Проведение регаты требует большой предварительной подготовки, как организационной, так и содержательной. Опишем систему подготовки, сложившуюся за время проведения регат.
В начале каждого учебного года распространяется информация о предполагаемых сроках и местах проведения каждой регаты и указываются координаты организаторов. Представители школ, традиционно участвующих в регатах, оповещаются персонально. Предварительные заявки на участие в каждой конкретной регате принимаются организаторами от преподавателей школ по телефону или электронной почте. Это происходит, как правило, за три-четыре недели до проведения регаты. Система предварительных заявок связана с ограниченными "посадочными" возможностями каждой из школ, принимающих регату. Школам, впервые участвующим в регате, обычно (для начала) рекомендуется выставить одну команду. При получении заявки организаторы оповещают о времени и месте обсуждения задач для предстоящей регаты. На это обсуждение, которое происходит не позже, чем за две недели до проведения регаты, каждый из заинтересованных учителей приезжает со списком задач, которые он хотел бы предложить. Кроме того существует постоянно пополняемый "банк задач", куда включены задачи, предлагавшиеся, но не использованные ранее. Так как организаторы регат преследуют, прежде всего, учебные цели, то отсутствует стремление использовать исключительно "оригинальные" задачи: главное, чтобы участвующие школьники были не знакомы с ними ранее. Поэтому, задача отклоняется, если кто-то из присутствующих преподавателей говорит, что его ученики с ней знакомы. Также отклоняются и те задачи, решение которых требует знаний выходящих за пределы программы данного класса (при этом, организаторы стараются учитывать имеющееся многообразие программ и учебников). В остальном, действует демократический механизм принятия решения о включении той или иной задачи. Принципиально важным является обсуждение условия каждой задачи вместе с ее предполагаемыми решениями, поскольку список задач (за редким исключением) должен быть утвержден в этот же день. На этой же встрече преподавателей решаются и все организационные вопросы.
Исходя из опыта проведения регат, сформулируем основные принципы составления комплекта задач для каждой регаты:
После того, как утвержден список задач, преподаватели договариваются о распределении работы по подготовке решений. Решения всех задач (в компьютерном виде) должны быть готовы не позже, чем за неделю до проведения регаты. Окончательную редакцию текстов условий и решений, осуществляют два-три человека, и только после этого, они же окончательно распределяют задачи по турам. Как правило, один из этих преподавателей и становится координатором регаты.
Таким образом, комплект материалов для проведения регаты включает в себя:
Подготовку помещения для проведения регаты (в том числе изготовление
табличек) берут на себя преподаватели школы, в которой проводится регата.