Проведение регаты требует большой предварительной подготовки, как организационной, так и содержательной. Опишем систему подготовки, сложившуюся к настоящему моменту.
Регистрация заявок на регату осуществляется по электронной почте. Как правило регистрация начинается за месяц и заканчивается за 10 дней до даты проведения регаты. Система предварительных заявок связана с тем, что как помещение для регаты, так и материалы должны быть подготовлены заранее. Количество команд от одного учебного заведения обычно не ограничивается, но школам, впервые участвующим в регате, как правило рекомендуется ограничится одной или двумя командами.
Обсуждение задач для конкретной регаты происходит в один из вечеров, примерно за месяц до даты ее проведения. Заседание является открытым, причем представители школ, традиционно участвующих в регатах, оповещаются об этом персонально. На это обсуждение каждый из заинтересованных учителей приезжает со списком задач, которые он хотел бы предложить. Кроме того существует постоянно пополняемый "банк задач", куда включены задачи, предлагавшиеся, но не использованные ранее. Так как организаторы регат преследуют, прежде всего, учебные цели, то отсутствует стремление использовать исключительно "оригинальные" задачи: главное, чтобы участвующие школьники были не знакомы с ними. Поэтому, задача отклоняется, если кто-то из присутствующих преподавателей говорит, что его ученики могут быть с ней знакомы. Также отклоняются и те задачи, решение которых требует знаний выходящих за пределы программы данного класса (при этом, организаторы стараются учитывать имеющееся многообразие программ и учебников). В остальном, действует демократический механизм принятия решения о включении той или иной задачи. Принципиально важным является обсуждение условия каждой задачи вместе с ее предполагаемыми решениями, поскольку список задач (за редким исключением) должен быть утвержден в этот же день. Дальнейшая подготовительная деятельность осуществляется по электронной почте. На этой же встрече преподавателей решается и ряд организационных вопросов.
Исходя из опыта проведения регат, сформулируем основные принципы составления комплекта задач для каждой регаты:
После того, как утвержден список задач, преподаватели договариваются о распределении работы по подготовке решений. Черновые варианты решений готовят, как правило, три человека, специализируясь на задачах N1, N2 и N3 соответственно. (Они же обычно впоследствии возглавляют соответствующие комиссии жюри.) Решения всех задач (в компьютерном виде) должны быть готовы не позднее, чем за две недели до проведения регаты. Последующую редакцию текстов условий и решений непосредственно осуществляют два – три человека, один из которых впоследствии становится ведущим регаты. Подготовленный ими текст обсуждается по электронной почте, и после этого, задачи окончательно распределяются по турам и не позднее, чем за неделю должны быть готовы окончательные тексты.
Такие сроки связаны с тем, что необходимо еще подготовить компьютерную демонстрацию решений. Кроме того, в последние несколько лет сложилась еще одна традиция регат, отражающая их учебную направленность. По окончании каждой регаты все ее участники и их учителя получают небольшую брошюру с текстами задач и решений только что состоявшейся регаты. Эти специальные выпуски регулярно готовятся коллективом редакции "Архимед" под руководством П.В. Чулкова (издание Института Логики, Когнитологии и Развития Личности). На издание этих брошюр также требуется время.
Таким образом, комплект распечатанных материалов для проведения регаты включает в себя:
Подготовку помещения для проведения регаты, изготовление табличек и размножение материалов берут на себя представители группы координаторов регаты.
